会議のポイント②「会議中と会議後」

前回の続き「会議中と会議後」のポイントブログです。
まずは会議中のポイントからお読みいただけると嬉しいです。

会議中のポイント①

会議の冒頭でアジェンダを明示する

これを聞くと前回のブログでお伝えした通り
「アジェンダって会議の事前にメールやチャットで連携してるんだから、必要なくない？」と思われるかもしれません。
ただ、実際事前に連携したものの、読んでいただけていないケースはどうしても発生してしまいます。
というのも、基本的に会議の参加者は自分勝手だと思った方が良いです。

－ 自分の話したい話はなるべく持ち込みたい
－ 少しでも長く自分が持ってきた議題を話したい
－ 気になる点があったら突っ込みたい

こういった様々な要望が出てくるはずです。
会議がまとまらなくなってしまうのが想像できてきますよね。
ですのでファシリテーターは事前にアジェンダの連携も行いますし、念を押して会議の冒頭でもアジェンダを明示して、
「今回のアジェンダは全部で5つあります」「それぞれ誰が何分喋ります」という風に全員の共通認識をと取るようにしましょう。

会議中のポイント②

会議のゴールと優先順位を意識する

前回のブログでもお伝えしましたが会議の目的は「共有・相談・意思決定」です。
「共有や報告」に関しては、会議出席者に対してある意味一方通行で連絡をする内容になるので、
多くは共有と報告自体がゴールになるかと思います。これは分かりやすいですね。

問題は「相談と意思決定」。
いわゆる議論が発生する内容になります。
こちらは特に注意してゴールを定める必要があります。

「相談」と「意思決定」のアジェンダの冒頭部分でゴールを先に明確に伝えておくことが重要です。
「意思決定」は『決定』がゴールとなることは当然ですが、
「相談」は『ただ聞いてほしいだけ』という共有に近いものが結果となることもあります。

冒頭でゴールを提示してくれることで、聞き手も心の準備が整い、有意義な会議となるケースも多いです。

さらに「優先順位」も明確にしておく必要があります。
議論が白熱すると結論まで時間内に辿りつかないことが往々にして発生します。
大前提アジェンダを作成する際に優先順に並べてほしいというのもありますが、
それでも議論が終わらないであったり、他の重要な議題が追加で入ってきてしまうことはどうしても起こってしまうわけです。

そうなった場合に、その追加して入ってきた話は
「果たして本当にこの会議中に解決する必要があるのか？」を考えるようにするのが良い方法だと思います。

意外と、

「チャットやメールで話せるんじゃないの？」
「一週間後の会議でも期限には間に合うんじゃないの？」

となることも多いです。
勇気を持って会議を止めることも大切です。

会議中のポイント③

ネクストアクションを決める

会議を行い、このネクストアクションが決まっていなければ、その会議は意味がないとも言えるかもしれません。

「決まったこと」→決定事項
「決まっていないこと」→課題
「今後のタスク」→to do

この3つの事項を最後に必ず確認するようにしましょう。

会議後のポイント①

ファシリテーターの役割は会議が終わればおしまいではありません。
会議中に決まったネクストアクションを管理・推進していくところまでが、ファシリテーターの役割といえます。
言い方を換えると、次の会議への準備が始まったということです。

1つ目のやってほしいことは「議事録展開」です。
ネクストアクション、つまり決定事項・課題・to doを資料として展開するということです。
もちろん会議中にネクストアクションが決まって、認識が統一されれば言うことはないですが、なかなか実際そうもいきません。

・会議中にその時間が取れなかった
・会議中はタスクの認識があっていたけれど実はこれが漏れていた
・決定事項のこの部分の認識がずれていた　　ということは起こり得ます。

これを防ぐため、会議後に資料をテキスト媒体でしっかりと連携することによって
共通認識を図っていくのが議事録の目的となっています。

活用方法は様々ですが、議事録をわざわざ成果物として作成はしません。
2.3人の会議では必要がない可能性もあります。
写真が許される会議であれば撮ってすぐに簡単にto doだけ共有、なんてのもありかと思います。

会議後のポイント②

2つ目は「課題とto doのフォローアップ」です。

議事録の展開まではできたとして、その後の課題やto doの進捗状況まで追えていますか？
よくあるのが「これは課題だよね」「これは〇〇までにやらないといけないよね」と、
話は出たものの、何かうやむやになり、「あれ？この課題いつもでも残ってるな」ということもあるはずです。

これが起きるのはやはり課題やto doを管理できていないことが原因です。
大前提、この課題やto doの実行者や担当者が責任を持ってやるべきですが、
最終責任者はファシリテーターであると考えておいてください。
次の会議までに各タスクが終わらないようであれば、随時リマインドをしていく必要があります。

以上が会議後のポイントとして挙げられるかなと思います。

会議は多かれ少なかれ、どの企業にあっても、切っても切り離すことのできない業務です。
会議を通して自分の目の前のことだけでなく、プロジェクト全体が円滑に進むことを常に頭に入れることで、
より良いチームへと変化していくはずです。

会議に関しても企業の色は必ず重要になってきます。
Mad.が一緒に構築させていただきますので、ぜひお問い合わせください。