成功する資料に共通する5つのルール

ビジネスシーンで誰もが使用してきているパワーポイント。
作成したパワポで良い成果を出すためには「伝える」ではなく「伝わる」ことが重要なはずです。

パワポでの目的は、伝えたいことが伝わった後に「聞き手がそれを信頼して行動してくれること」です。

相手が主役のコミュニケーションが「伝わる」
自己満足なコミュニケーションが「伝える」なのです。

どうしたら相手を動かし、信頼を獲得できるのか。
今日はこの視点で書いてみたいと思います。

10秒で理解してもらう

相手は資料を目で確認します。
そしてパッと見て分かりやすいか、分かりにくいかの判断をします。

どれほどの情報量を「分かりやすい」と判断するのか。
実は、意思決定者は資料を見て10秒以内で「要は何か」を理解しようとしているのです。

「パッと見て分かりやすい」の「パッ」は10秒だったということです。
＝10秒見ても理解ができない資料は「分かりにくい資料」と断定されてしまいます。

10秒間で相手の視界に入れることのできる情報量はせいぜい100文字前後。
成功資料で使われているカラーは2〜3色であるケースが多い。

これを見ても相手に「疲れさせない」ということはひとつポイントになってきます。

「対角線」と「白」で視線を誘導する

パワポを見る時は視線が左上から右下に動く傾向があることはご存知の方もいらっしゃると思います。
対角線上に画像やイラストを置き、そのそれぞれ右側に文字を書くと読んでくれる可能性は高まります。
ここに「要は何か」を記載するのです。

「対角線」と同じぐらいの効果があったのが「白」を使うことです。
この「白」は抜き文字と余白を使うことを指します。

白抜き文字は可読性が長く、遠くから見ても見えやすいので、
赤文字や文字に下線を引くよりも、背景を黒や紺などの暗い色にして白抜き文字にした方が目立って、視線を集めやすくなります。
なので、最も意思決定に影響を与えやすいのは「黒バック」です。
背景を黒にしてアクセント付け、白や強調カラーで文字を記載したスライドは抜群の効果を発揮します。

余白も視点を誘導するためには効果的です。
人間の視覚は単焦点で、一つのことに焦点を合わせます。
ということは、焦点を合わせていること以外はぼやけているのです。
パワポのスライド内では重要な情報の周りに余白を配置することで、その情報に焦点を合わせやすくなります。

矢印と画像は4つ以内にする

スライド内での画像や絵文字、アイコンは極力少ない方が相手の視線を誘導しやすくなります。
アイコンと同様に「矢印」も視線を集めやすいため、数が多いと目が疲れます。
関連する項目を矢印で繋ぐのであれば、一本の矢印で複数の項目を繋げることをお勧めします。

コンテンツに「変化」を入れる

相手を動かす最強のコンテンツは「変化」です。

今から未来へ向けた前向きな「変化」が相手を動かします。
社内でいうと、

・この研修を社内で実施すれば、社員の離職率は大幅に下がります

・このツールを使えば、業務効率が上がります

このようにビフォーとアフターの「変化」を言葉で表し、資料に入れることができれば相手は反応しやすくなります。
さらに相手の行動を起こす確率を上げるためには「変化を数字で表現すること」が大切です。

「ジムに行ったら痩せますよ」と表現するよりも、
「2ヶ月ジムに通えば、確実に2キロは痩せますよ」と伝えた方が行動を誘発できます。

未来に向けて嬉しい「変化」、そしてその「変化」をできる限り数字で表現して、相手を魅了してください。

5枚に1枚は画像を入れる

説明を聞いている相手が最も記憶に残しているパートは「最初の1分」と「最後の5分」です。
この間にある90％は覚えていないのです。
となると、聞き手の興味と集中力を維持する為の配慮が必要ということになります。

そこで一つの方法として、
5枚に1枚はスライドの半分を埋め尽くすような画像を入れてみてください。
これを「インパクトスライド」と呼びます。
相手の視線を向かわせるのに効果があり、半分以上の聞き手が「おっ」と凝視してくれるはずです。

もし30分を超えるプレゼンで20人以上の聞き手がいる場合は、
スライド内に動画を入れると効果的です。寝ている人を起こすこともできます。

細部までこだわればまだまだポイントはあるかと思いますが、今回は5つに絞ってお伝えいたしました。
成果に繋がらないことに時間を費やすことは生産性が低くなります。
派手なデザインに時間を割くのではなく、相手の心を動かすための内容やデザインや構成に時間を割き、
その上で作成作業を進めていくことを大切にしてください。