「期限を守る」の重要性

チームで仕事を行なっていく上で最低限のルール「期限を守る」
ホウレンソウをベースに、とにかく期限を守ることを徹底することがチームの基盤を作ります。

「すみません、忘れていました」

現在あなたがいる組織・チームの期限を守る習慣は浸透しているでしょうか。
それを確かめるためには「すみません、忘れていました」という言い訳が日常的に使われているかどうか、
そして許されているかどうかで判断することができます。

部下であろうと、上司であろうと、自分自身であろうと、
この「忘れていました」が当たり前のように言える環境になっているのであれば、危険信号です。

締切が存在しない仕事はありません。
締切のない仕事はただの趣味です。

まずは一度、あなたのいる組織・チームを冷静に見てみてください。

責任者の役割

ではなぜこのような会話が成立してしまっているのか。
それは「責任者に役割が決まっていない可能性」があるかもしれません。

どんな仕事であっても構造は同じです。

会社のミッション、チームの目標、個人のビジョンがあり、
目の前のプロジェクトに対してタスクを分担し、
全タスクに締切を設定、報告や相談をしながら、チームで前に進めていく。
部下が任された仕事をやりながら、進める上で上司に報告をする。

これしかありません。

「なぜ、相談をした上で進めなかった？」

「すみません、おいそがしそうだったので自分でやろうと思って･･･。」

こんなコミュニケーションがあるときはすぐさま修正が必要です。
上司、部下共に改善に向き合わなければ、目標の達成難易度は高くなってしまいます。

締切指示

1つポイントとしては、仕事を受ける側が必ず締切を確認するということです。

上司が仕事を依頼する際は当然「○月○日の16:00までに一旦見せて」などを伝えた上でパスする必要はありますが、
みなさまも経験があるかと思います、「とりあえず仕事の内容だけ振ってきて、実は締切を設定していない上司」を。

上司は自身の持っている仕事を極力減らしたがる生き物です。
思いついたかのように振ってくることも多々あるかと思います。
そんな時は臆せず、期限を聞きましょう。
後に困ってしまうのは部下の方です。

こちらから質問することができれば、上司は無理矢理でもその場で期限を決めてくれるはずです。
部下の心情としても余裕を持って仕事に取り組みたいので、期限は聞きたくないものですが、断言します。

後日、あたかも期限を設定していたかのように「この前依頼した仕事どうなった？」と聞かれるはずです。
しかも想定していたよりも遥かに早く。
であれば、しっかりとこちらから聞いておくに越したことはありません。

期限無き仕事はただの趣味

ぼくも学んだ言葉です。

もちろん、しっかりと期限を受け取り、承諾した場合は、
「すみません、間に合いませんでした」という報告にならないように、120％の努力をします。
もし何かの不備があり、間に合わないと判断した際は、その時点で必ず期限がくる前に上司に知らせてください。
プラス「いつだったら間に合うのか」も忘れずに伝えましょう。

締切は絶対です。

ルール無視はチームを壊す

プロの登山家は、
「太陽がてっぺんに来るまでに頂上へ到着しなければ、その場で引き返す」という判断が、はっきりとできるそうです。

－ あと少しで着きそうなのに
－ せっかく来たのにもったいない

こんな風に、各個人の感情をルールで割り切らせる判断が、素人には決してできません。

判断の責任を果たす人がいないとどうなるでしょう。
多数決や空気感で、「まぁいけるでしょう」となります。
精神論でルールを無視してしまうのです。

その結果、午後には天候が急変し、日が暮れ、遭難などの事故が起こるかもしれません。
万が一、被害者が出てしまった時に、「みんなで決めたから」と、全員で言い訳をして責任逃れをするのでしょうか。

多くの仕事は生死にまで関わることは少ないですが、これと同じです。
なあなあで決めるのは、素人の集まりでもできることです。

プロはルールを決め、線引きをし、チームを守り、チームを勝たせます。
だからこそ、人の上に立つべき人間なのです。